Riski
Yeniden Düşünme

Pandemi, proje liderlerinin her ölçekteki riskleri proaktif olarak nasıl planladıklarını yeniden tanımladı, kuruluşlar ve sistem için en büyük şoku yarattı. Ancak ekiplerin beklenmedik durumlara hazırlanma ve etkili risk yönetimi ihtiyacı hala devam ediyor!

Dünya Ekonomik Forumu’nun Küresel Riskler Raporu 2022’ye göre, iş dünyası ve hükümet liderlerinin yüzde 42’si önümüzdeki üç yıl boyunca oynaklığın ve sürprizlerin hüküm süreceğine inanıyor.

Örnek olay: 

Avrupa Uzay Ajansı , ilk Mars gezicisinin planlanan 2022 lansmanının, Rusya’nın Ukrayna’yı işgali nedeniyle, proje ortağı olan Rusya’nın Roscosmos uzay ajansı ile ilişkilerini askıya almasından sonra muhtemelen projenin en az dört yıl erteleneceğini söylüyor. Bu arada, tedarik zinciri engelleri Güney Afrika’da güneş enerjisi çiftliği projelerinin başlatılmasını yavaşlattı. Potansiyel proje destekçileri, fotovoltaik panellerin nakliyesinin artan maliyetleri arasında geri çekildi ve bölgede daha sürdürülebilir enerji inşa etme planlarını askıya aldı.

Beton Plus, Kahire, PMI-PBA, PMI-RMP, PMP, Projeler ve Operasyonlar Direktörü Mohamad ElHelaly, “Risk yönetimine yaklaşım tüm dünyada değişti” diyor.

Herhangi bir olayın bütçeler, zaman çizelgeleri ve kârlılık üzerinde kademeli bir etkisi olabileceğinin farkında olan proje liderleri, yurtiçinde ve yurtdışında sayısız senaryoyu öngörmeli ve planlamalı ve her zamankinden daha proaktif olmalıdır. ElHelaly, “İşler kötüye gidene kadar risk yönetimini uygulamak için beklemeyin” diyor.

İşte proje liderlerinin oynaklık ve belirsizlik dünyasında risk yönetimini nasıl yeniden düşündüklerine dair kesitler;

Sürpriz Unsurunu Azaltma

Risk yönetimini güçlendirmek için proje liderlerinin süreçleri desteklemesi, değerlendirmelerdeki boşlukları görmesi ve çalıştayları kolaylaştırması gerekir. Bu tür adımlar, ekiplerin en kötü senaryo olaylarının önüne geçmesine yardımcı olacak ve herhangi bir projenin sonsuz bir yakalama oyunu döngüsüne dönüşme olasılığını sınırlayacaktır.

Ernest Seto, Münih Linde Engineering proje yöneticisi PMI-RMP, PMP, “Risk yönetimine ne kadar fazla önem verilirse, riskler gerçekleştiklerinde onları yönetmek o kadar kolay olacaktır” diyor. “Belirlenmemiş bir risk gerçekleşse bile, risk yönetimine odaklanan bir ekip, risklere tepki verecek zihniyete, metodolojilere ve deneyime sahip olacaktır.”

Ekipler artık ön uç proje planlamasına daha fazla zaman harcamalı ve bilinmeyenden hayal edilemeyene kadar çeşitli tehditleri değerlendirerek daha sağlam risk kayıtları oluşturmalıdır. Seto için bu, risk değerlendirmede geri bildirimi sağlayan paydaşların sayısını artırmak anlamına geliyor. Örneğin tedarikçileri, paydaşları, müşterileri ve tedarik zinciri danışmanlarını dahil etmek, risk analizini daha derinlemesine araştırmaya ve riske maruz kalma değerlendirmesini iyileştirmeye yardımcı oluyor.

Seto, “Salgın veya iklimle ilgili olaylar gibi riskler, bilinmeyen-bilinmeyen riskler olduğu için yönetilmesi zordur” diyor. “Ancak, sağlam sözleşmeler hazırlamak ve koruma sağlayabilecek sözleşmeler için zaman harcamak gibi, bu risklere maruz kalmayı en aza indirmenin her zaman bir yolu vardır.”

Seto, yurtdışında projeler yürütürken mühendislik, tedarik ve inşaat (EPC) müteahhitlerinin bölge hakkında daha iyi bilgi sahibi olan ve yerel kaynaklara ve personele erişimi olan yerel inşaat şirketleriyle ortak olma olasılığının daha yüksek olduğunu söylüyor. Şirketler, bir ortak girişim veya konsorsiyum anlaşmaları şeklinde riski paylaşabilirler. Bu tür ortaklıklarda, EPC yüklenicileri riske maruz kalmayı en aza indirebilir. Bu anlaşmaların ötesinde, proje liderleri, örneğin proje teklifi aşamasında yükleniciler veya tedarikçilerle niyet mektupları imzalamak gibi dikkatli ve ayrıntılı anlaşmalar hazırlayarak fiyat artış risklerini en aza indirebilir.

Seto, “Yeni bir COVID-19 dalgasından etkilenebilecek belirli malların tedariği ve teslimat için zaman çizelgemize beklenmedik durumlar ekleyebiliriz” diyor. “Ayrıca, sözleşmelerimizin bir risk yanıt planının parçası olarak korunması gereken tüm gerekli maddeleri içermesini sağlamak için daha fazla zaman harcıyoruz. Bu senaryoda, proje liderleri toplu ödemeden geri ödemeli maliyete kadar sözleşme modellerini değiştirmeyi de düşünebilirler.”

Diğer kuruluşlar ve ekipler de süreçlerini ayarlıyor. Fiyat dalgalanmasının etkisini azaltmak için Clune Construction’daki proje liderleri, müşterilerin sözleşme tekliflerini kabul etmeleri için katı pencereler oluşturdu. Clune, Chicago’nun genel müdürü Chris Redpath, değişen düzenlemeler veya potansiyel sağlık tehditleriyle ilgili yeni gereksinimler gibi öngörülemeyen durumlar için rahatlama sağlayan sözleşme dili eklediğini söylüyor.

Redpath, “Tedarik zinciri ve/veya işgücü sorunları nedeniyle çizelgeleri etkileyebilecek çizelge, emtia fiyatlandırması ve maliyetlerle ilgili ek açıklamalar ekliyoruz” diyor.

Yasir Masood, Toronto, GleeYM, PMI-RMP, PMP, proje ve risk danışmanı, mevcut risk azaltma çabalarının detayına inmeye de ihtiyaç olduğunu söylüyor. Masood, zihin haritaları, etki diyagramları ve karar ağaçları gibi risk kayıtlarını destekleyen belgeler ile risk izlemeli ve ya-eğer senaryosunu özellikle bilinmeyen riskleri analiz etmek için kullanmalıyız” diyor.

PMI’nin Risk Management Professional  (PMI-RMP) ^® sertifikasyon sınavını güncellemek için bu yıl komitede görev yapan Masood, “Amacım risk listesini basit ve tüm paydaşlar tarafından anlaşılması kolay tutmak” diyor . “İnsanlar risk listesine bilgi eklemeye çalışıyor ve özellikle risk kaydı üst yönetim ve doğrudan dahil olmayan kişiler tarafından gözden geçirildiğinde kafa karışıklığı yaratıyor. olayısıyla amacım, organizasyondaki herkesin dili ve bağlamı anlayabilmesi için konuyu basit ve öz tutmaktır.”

Akıllı Çözümler Aramak

Yenilikçi bakış açısına sahip proje liderleri de riskleri belirlemek ve azaltmak için teknolojiye yöneliyor. Ekipler, net modeller oluşturabilen tarafsız verilere dayanarak sorunları proaktif olarak işaretleyebilir ve doğru tehditleri planladıklarına dair güven kazanabilir.

Örneğin, Aecom, Birleşik Krallık’taki sel risklerini değerlendirmek için insansız hava araçları kullanıyor. Araçlar, mühendislik firmasının daha hızlı ve daha sık veri toplamasına yardımcı oluyor, böylece ekipler riskleri önceden planlayabiliyor. Boeing’de gelişmiş analitik sayesinde, ekipler tüm aşamalarda potansiyel güvenlik sorunları belirliyor ve üretimden bir uçağın ömür boyu performansına kadar her şey hakkında veri toparlıyor.

Seattle, Boeing havacılık güvenliği analitiği başkan yardımcısı Vishwajeet Uddanwadiker, “Verilere bütünsel bir bakış, samanlıkta iğne gibi bir yaklaşımdan ziyade korelasyon ve nedenselliği ortaya çıkaracaktır” diyor. “Güvenlik riskini modellemek için sistem mühendisliği ve alan bilgisini gelişmiş analitikle birleştiriyoruz.”

Otomasyon araçları aynı zamanda bir oyun değiştiricidir. Yalnızca ekiplerin olası riskler hakkında daha fazla veri oluşturmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda proje liderlerine stratejik kararlar almaları için daha fazla zaman kazandırır. Örneğin Halliburton, tekrarlanabilir modeller oluşturmak ve petrol ve gaz endüstrisi girişimleri için riskleri haritalamak için içgörüler elde etmek için yapay zeka ve makine öğrenimini kullanıyor.

Masood, yapay zeka ve makine öğreniminin tedarik zinciri kesintisi risklerini değerlendirmede ve altyapı veya çevre projeleri sırasında özellikle yararlı olabileceğini söylüyor. Ancak proje liderlerini körü körüne botları takip etmemeleri konusunda uyarıyor – bu içgörüleri insan girdisi ve analiziyle dengelemeleri gerekiyor.

Masood, “Projeler insanlar içindir ve halk tarafından yönetilir” diyor.

Yapay zeka ve diğer teknik araçların üretkenliği en üst düzeye çıkarmak ve projeleri geliştirmek için kullanılması iyi olsa da, değişimden kaçınan birçok insan önyargılı oluyor ve teknolojiyi başarısız kılmanın yollarını bulmaya çalışıyor, bunun sonucunda maliyet aşımları ve gecikmeler oluyor. Bunun ötesinde, yapay zeka, bir projeyi geciktirebilecek veya durdurabilecek baskı uygulama gücüne sahip büyük paydaşlardan gelen değerli geri bildirimleri hesaba katamaz. Yazılım, ekiplerin mevcut verilere dayanarak bir boru hattı veya demiryolu için bir rota seçmesine yardımcı olabilir, ancak AI odaklı kararlar, topluluk üyelerinin yanı sıra hükümet ve düzenleyici kurumlardan gelen geri bildirimlere dayanarak reddedilebilir veya değiştirilebilir.

Masood, “Bu nedenle, karar verirken insanlar ve yapay zeka arasındaki denge önemlidir” diyor.

Beklentileri ve Hesap Verebilirliği Genişletme

Risk bilincinin tüm paydaşlar arasında derin ve geniş olmasını sağlamak için, proje liderlerinin tüm proje ekosisteminin risk radarını gözetlediğinden emin olmaları gerekir. Bu önemli bir gelişme ve sürprizleri önceden tahmin edebilmeleri için tüm paydaşlar arasında titizlik gösterme baskısını artırıyor.

Redpath, çapraz işlevli ekipleri risk yönetimi konusunda uyumlu tutmak için her seviyedeki endüstri ortaklarıyla güçlü bir iletişim gerektirdiğini söylüyor. Üreticiler ve tedarikçiler, beklenen teslim sürelerini ve olası sorunları belirlemeye yardımcı olabilir ve sürecin net bir resmini çizebilir. Bu satıcı parçalarının nereden geldiğini bilmek ve ara sıra saha ziyaretleri yapmak, proje liderlerinin netlik kazanmasına ve ilerlemeyi doğrulamasına yardımcı olur.

“Bu bilgilerle donanmış olarak, müşterilere düzenli güncellemeler sağlayabilir, olası sorunları işaretleyebilir ve beklentileri belirleyebiliriz. Gerekirse, daha az tedarik zinciri değişkenine sahip alternatifler de arayabiliriz” diyor. “Tüm çalışanlarımızın piyasada sürekli nabzını tutmasını hedefliyoruz.”

Redpath ekiplerinin müşterileri sorumlu tutmasının bir başka yolu da karar verme konusunda katı son tarihler uygulamak ve uygulamaktır. Redpath, “Bu, ekibe zamanında yönlendirme ve yanıtlar vermesi için müşteri üzerinde ek baskı oluşturuyor, ancak sonuçta programlarına fayda sağlıyor” diyor.

Başka düşünceler de var. Proje liderleri, herhangi bir risk yönetimi yapısının, kuruluşun çevikliği artırma ve yeniliklere ayak uydurma ihtiyacını boğmamasını sağlamalıdır.

Suudi Posta ve Lojistik, Riyad program yöneticisi Nahlah Alyamani, “Çevik ve yenilikçi olmak, daha iyi bir gelecek yaratmak ve belirsizliğin üstesinden gelmek için geçmiş ve şimdiki mevcut bilgileri birleştirdiğinden risk yönetiminin bir parçası olmalıdır” diyor. “Proje ekipleri tarafından özümsenmesi için organizasyon genelinde geniş bir ölçekte gerçekleşmesi gerekiyor.”

Risk ve çevikliği birleştirmenin bir yolu mu? ElHelaly, risk kayıtlarının canlı belgeler olması gerektiğini, sürekli olarak yeni bilgilerle değiştirilmesi gerektiğini ve risk yönetimi güncellemelerinin her proje toplantısında “sadece beş dakikalığına bile olsa” bir kurşun noktası olması gerektiğini söylüyor. Risk analizini ayarlayarak, proje liderleri ve ekipleri, etkiyi sınırlamak için dönebilir ve yanıt verebilir. ElHelaly, “Uygun risk yönetimi çevikliği içerir” diyor.

Çeviklik ihtiyacı, müşteriler, tedarikçiler, müşteriler ve ortaklar dahil olmak üzere dış paydaşlara kadar uzanır. Bu nedenle proje liderleri, ortakların büyük aksaklıkların olasılığını fark etmelerini ve riskleri aktif olarak belirleme ve gözden geçirme ihtiyacını anlamalarını sağlamalıdır.

ElHelaly, “Herkes risk yönetimini daha ciddiye alıyor” diyor. “Tedarikçilerimize kendi alanlarında piyasa durumunu ve riski nasıl gördükleri konusunda danışabiliriz veya uzman danışmanlardan fiyat geliştirme çalışmaları almak için daha fazla yatırım yapabiliriz.”

Proje liderlerinin sürekli olarak beklenmedik durumlara karşı hazırlıklı olmasıyla birlikte proje planlaması, ekiplerin talep üzerine esnetilmesini ve bütçeler ve programların istenmeyen etkilerinin azaltılmasını sağlayacak sağlam risk yönetimini içermelidir.

Seto, “Proje ekipleriniz ve organizasyonunuz genelinde bir risk yönetimi kültürü ve zihniyeti geliştirmenin ve deneyimli proje yöneticileriniz veya risk süreçlerini yönetebilecek bir risk yöneticisine sahip olduğunuzdan emin olmanın zamanı geldi” diyor. “Dengeyi sağlamak ve değer sağlamak için risk yönetimini kuruluşunuza ve projelerinize uyarlamak da önemlidir.”

Kaynak: https://www.pmi.org/learning/publications/pm-network/digital-exclusives/rethinking-risk-management

Risk yönetimi eğitimlerimiz için bizimle iletişime geçin!