COVID-19 Sırasında Proje Yöneticilerinin En Sık Yaptığı 4 Hata

Hata 1: Projeyi Amaçlarıyla Değil Görevleriyle Yönetmek

En sık yapılan hatalardan biri işi bitirmenin bir görev listesi oluşturmak ve ekibinizle birlikte yürütmek anlamına geldiğini düşünmektir. Görevler tarafından yönetilen kişiler genel durum ve planın farkında olamıyor. Bu nedenle genel çabaya daha az bağlı olma eğiliminde oluyorlar.

Proje zaman çizelgesini (önceden ekiple paylaşılması gereken) ve sonraki kilometre taşlarını ve zorlukları kullanarak proje durumunu açıklayabileceğiniz haftalık bir ekip toplantısı planlayarak işi daha efektif yönetebilirsiniz. Tüm ekip üyelerinden, görevlerinin bitiş tarihlerine göre zamanlanmış olması için güncellemeler ve raporlar sağlamalarını isteyebilirsiniz.

Hata 2: Yönetim Düzeyini Kapsamamak

Proje yöneticileri genellikle yöneticilerine yalnızca bir şey kontrolden çıktığında ve kritik konularda bir karar alınması gerektiğinde yaklaşır. Bu yaklaşım ofiste işe yarayabilir, ancak uzaktan çalışırken, amirler veya üst düzey yöneticiler genel durumun farkında değillerdir. Yalnızca bir şeyler ters gittiğinde raporlama yapmak, denetçiler ilerleme durumundan yoksunsa, daha küçük sorunları veya engelleri daha kritik konulara dönüştürebilir. Onları ilgili verilerle döngü içinde tutmak proje yöneticisinin görevidir, böylece “kötü zamanlarda” üst yönetim devreye girip doğru kararları hızla alabilir. Bunun için proje gösterge tablonuzu amirinizle bir “proje sağlığı” grafiği gibi paylaşabilirsiniz. Yalnızca güncel ve güncel bilgileri sağlayarak değil, aynı zamanda portföy izleme göstergeleri ve bütçe planlaması sağlayarak herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olabilirsiniz.

Hata 3: Gerçek Zaman Çabasını Küçümsemek

Uzaktaki ekip üyelerinin gerçek çabalarını izlemek zordur. Bu verilerin eksik olması, ekibin verimliliğini etkiler ve kaçırılmış kilometre taşlarına yol açabilir. Dahası, ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak iletmeyen daha sessiz çalışanlara dair yanlış izlenim almaya neden olabilir.

Bu sorunu çözmenin bir yolu, her göreve veya çabaya bir süre tahmini vermek ve görev sahiplerinden her görev için harcanan gerçek zamanı rapor etmelerini istemektir. Hız raporlarının eklenmesi, çabaların analiz edilme ve performansın ölçülme şekline daha fazla katkıda bulunabilir.

Hata 4: Yanlış Araçları Kullanmak

Ekibinizin etkili bir şekilde işbirliği yapmasına yardımcı olmak için doğru Proje Yönetimi araçlarına ihtiyacınız vardır. Doğru araçlar, herkese ihtiyaç duydukları verilere istedikleri görünümle erişme olanağı verirken, aynı zamanda bağımsız olarak çalışmalarını güçlendirir. Ekipteki herkes aynı araç erişim izinlerine sahip değildir. Erişim haklarını akıllıca ve uygun şekilde kullanmaya çalışmalısınız.

Kaynak: https://www.proggio.com/blog/4-most-common-mistakes-project-managers-working-during-covid-19/

Çeviren: Ezgi Doğan