BOŞLUK ANALİZİ – GAP ANALİZİ

Boşluk veya gap analizi, iş gereksinimlerinin veya hedeflerinin karşılanıp karşılanmadığını ve karşılanmıyorsa bunları karşılamak için hangi adımların atılması gerektiğini belirlemek için gerçekleştirilen bir performans değerlendirme yöntemidir. Daha basit bir tanımla, “şu anda neredeyiz” ve gelecekte “nerede olmak istiyoruz” cevaplarının arasındaki farkı belirler ve bu doğrultuda çözümler üretmeye yardımcı olur. Dolayısıyla süreç içindeki boşluğu “bir ihtiyaç boşluğu” olarak ifade edebiliriz.

Boşluk analizi raporları genellikle proje yöneticileri ve süreç iyileştirme takımları tarafından, operasyonel süreçleri iyileştirme amaçlı bir eylem planının başlangıç noktası olarak kullanılır. Boşluk analizi mevcut iş performansının kıyaslanmasına ve böylece optimal iş performansına ulaşılmasına da yardımcı olur.

Performans boşlukları, müşteri memnuniyeti, kaynak tahsisi, gelir yaratma ve üretkenlik dahil olmak üzere işin birçok niteliksel ve niceliksel alanında ölçülebilir.

Niteliksel anlamda örnek verecek olursak İnsan Kaynaklarında (İK), işgücünde hangi becerilerin mevcut olduğunu ve rekabet gücünü veya verimliliğini artırmak için hangi ek becerilere ihtiyaç olduğunu incelemek için boşluk analizi kullanılabilir.

Peki boşluk/gap analizi nasıl yapılır?

“Planlama, Gözden Geçirme ve Analiz” şeklinde üç temel adım gerçekleştirilerek boşluk analizleri yapılır.

Planlama: Şirketin misyonuna, stratejik yaklaşımlarına ve iyileştirme isteklerine göre bazı hedefler belirlemektir.

Gözden Geçirme: Performans seviyeleri ve kaynakların bu süreçlere halihazırda nasıl tahsis edildiği hakkında ilgili verileri toplayarak mevcut süreçleri analiz etmektir. Bu veriler, neyin analiz edildiğine bağlı olarak çeşitli kaynaklardan toplanabilir. Örneğin, belgelere bakmayı, temel performans göstergelerini veya diğer başarı ölçütlerini ölçmeyi, paydaş görüşmeler yapmayı, beyin fırtınası yapmayı ve proje faaliyetlerini gözlemlemeyi içerebilir.

Analiz: Hedefler, mevcut durumla karşılaştırıldıktan sonra kapsamlı bir plan hazırlanabilir. Bu plan, mevcut ve gelecekte olunmak istenen nokta arasındaki boşluğu doldurmak ve hedeflere ulaşmak için izlenecek süreci ifade etmektedir. Buna genellikle stratejik planlama denir.

Boşluk/Gap analizi şablonunda neler vardır?

Mevcut Durum

Bir boşluk analizi şablonu, “Mevcut Durum” olarak belirtilen bir sütunla başlar. Bir kuruluşun iyileştirmeye çalıştığı süreçleri, iş akışlarını ve özellikleri, durumlar ve kısıtlar çerçevesinde listeler. Boşluk analizinin hedef kapsamına dair mevcut durumun tespiti yapılır.
Odak alanları geniş olabilir ve bir işin tamamını hedefleyebilir; veya odak, belirli bir iş sürecinde spesifik bir noktaya odaklanabilir. Bu seçim, kuruluşun hedefleri doğrultusunda şekillenecektir ve odak noktaları niteliksel veya niceliksel olabilmektedir.

Gelecek Durum

Boşluk analizi şablonu, kuruluşun ulaşmak istediği hedefi özetleyen “Gelecek Durum” olarak belirtilen bir sütunu da içermelidir. Boşluklar doldurulduktan sonra ulaşılması hedeflenen gelecek durumu ifade eder.
Mevcut durum gibi, bu sütun da niteliksel veya niceliksel, bütünsel veya spesifik noktalara odaklanılarak yazılabilir.

Boşluk Tanımlaması

Bu sütun öncelikle bir şirketin mevcut ve gelecekteki durumu arasında gerçekten bir boşluk olup olmadığını belirlemelidir. Eğer varsa, boşluk tanımı, boşluğu neyin oluşturduğunu ve bu durumun temel nedenleri ifade etmelidir.
Durum tanımlarında olduğu gibi, bu sütunda belirtilenler de niceliksel veya niteliksel olabilir.

Sonraki Adımlar ve Öneriler

Bir boşluk analizi şablonunun son sütununda artık boşluğun sebepleri belirlenmiştir ve iyileştirme çalışmalarına dair, mevcut ve gelecekteki durumlar arasındaki boşluğu doldurmak için uygulanabilecek tüm olası çözümler listelenmelidir.

Bu hedefler spesifik olmalı ve boşluk tanımında listelenen faktörlere doğrudan hitap etmelidir, bunlara ulaşmak için bir zaman çerçevesi içermelidir.

Sonraki adımlara ilişkin bazı örnekler, saha müşteri çağrıları için belirli sayıda ek çalışanı işe almayı, çağrı hacmi raporlamasını başlatmayı ve belirli ofis çeşitliliği programları ve kaynaklarını başlatmayı içerir.

Aşağıda yer alan tabloda örnek bir boşluk analizi verisi sunulmuştur. Mevcut durum, gelecekte olması beklenen planlanmış ideal durum ve gelecek duruma geçiş yapabilmek için gerekli öneri ve iyileştirme adımları örneklenmiştir.

Gap Analizi videomuz için:

https://www.youtube.com/watch?v=2zFUH4CxHmQ&t=26s 

Yararlanılan kaynaklar: https://searchcio.techtarget.com/definition/gap-analysis

https://www.ispartnersllc.com/blog/gap-analysis-vs-internal-audit/

Yazan: Zeynep AYAN

Bu tarz içeriklerimizin devamı için bilgi kütüphanemizi inceleyebilirsiniz.

Youtube kanalımızı incelediniz mi?